اخذ ایزو برای مناقصات

در این مقاله (نگارش آبانماه 1403) قصد داریم درباره اخذ ایزو برای مناقصات صحبت کنیم. یکی از مهمترین مدارک برای شرکت و حضور در مناقصات دارا بودن گواهینامه ایزو میباشد. متقاضیان برای شرکت در مناقصات حتما باید گواهینامه ایزو داشته باشند و این یکی از ضروریات مناقصات میباشد.

نهاد بین المللی IAF که مخفف International Accreditation Forum که به معنی انجمن اعتبار دهندگان بین المللی است، کار صدور ایزو را انجام میدهد و ایزوها زیر نظر مراجع IAF  گواهینامه ایزو معتبر دریافت میکنند. قابل توجه تمام متقاضیان شرکت کننده در مناقصات، گواهینامه های ایزو را مراجع IAF صادر میکنند.

دارای هزینه و زمان بسیاری برای شرکت میباشد. نکته مهم اینکه گواهینامه هایی که تحت نظر IAF صادر میشوند، را کارفرمای مناقصه گذار بعنوان گواهینامه معتبر میشناسد و آنرا قبول دارد. نکته دیگر اینکه گواهینامه تحت نظرمرجع IAF علاوه بر شرکت در مناقصات، برای صادرات کالا و محصولات برون مرزی لازم است.

مناقصه چیست

در اینجا میخواهیم بدانیم مناقصه چیست. مناقصه یک فرآیند قانونی و رسمی است که در آن سازمانها یا دولتها برای تامین کالا، خدمات، یا پروژه‌ های خاص، دعوت به ارائه پیشنهاد میکنند. در اصل مناقصه یک ابزار کلیدی در مدیریت تامین کالاها و خدمات برای نهادها و سازمانها میباشد.

کار مناقصه ایجاد شفافیت و اعتماد در روابط تجاری، بهبود کیفیت و کاهش هزینه ها است. سازمانها حتما باید مراحل و معیارهای مناقصه را به دقت رعایت نمایند. این فرآیند معمولا شامل مراحل زیر است:

اعلان مناقصه

سازمان یا نهاد مرتبط نیاز خود را بطور عمومی اعلام میکند و شرایط و مشخصات لازم را ارائه میدهد.

ارسال پیشنهاد

شرکتها یا پیمانکاران علاقه ‌مند، پیشنهادات خود را با جزئیات مرتبط، شامل قیمت، زمان تحویل، و کیفیت خدمات یا کالا، ارسال میکنند.

بررسی پیشنهادات

پس از دریافت پیشنهادات، کمیته ‌ای مسئول بررسی و ارزیابی آنها میشود. این کمیته معمولا بر اساس معیارهای مشخصی مانند قیمت، کیفیت و تجربه تصمیم‌گیری میکند.

انتخاب برنده

پس از ارزیابی، برنده مناقصه انتخاب میشود و قرارداد مرتبط با او امضا میگردد.

اجرای قرارداد

پیمانکار برنده ملزم به اجرای پروژه یا تامین کالا و خدمات طبق شرایط قرارداد است. مناقصه‌ ها بدلیل شفافیت و رقابت، به بهبود کیفیت و کاهش هزینه ‌ها کمک میکنند و معمولا در پروژه ‌های بزرگ دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار میگیرند.

انواع مناقصه

مناقصه دارای انواع مختلفی میباشد، انواع مناقصه شامل 3 نوع مناقصه میباشد که در اینجا برایتان شرح میدهیم.

مناقصه عمومی

دسترسی آزاد: دسترسی آزاد به این معنی میباشد که شرکت برای تمام سازمانها بدون محدودیت است و هر نوع شرکتی میتواند به راحتی در آن شرکت و پیشنهادات خود را ارئه دهد.

رقابت بالا: بخاطر اینکه دسترسی شرکت در این نوع مناقصات آزاد میباشد، در نتیجه رقابت بین تامین کنندگان بسیار بالاست.

مناقصه محدود

انتخاب قبلی: تنها شرکتهایی که از قبل انتخاب شده باشند میتوانند در مناقصه محدود شرکت نمایند.

تمرکز بر تامین کنندگان معتبر: مناقصه محدود تنها برای پروژه های خاص و حساس مورد استفاده قرار میگیرد.

مناقصه دو مرحله ای

مرحله اول: پیشنهادات در این مرحله طبق کیفیت و منطبق با نیازها بررسی میگردد و شامل ارزیابی فنی میباشد.

مرحله دوم: شرط ورود به مرحله مالی تنها قبولی در مرحله اول میباشد. برای شرکت در مناقصات باید اسناد مورد نیاز را تهیه و تکمیل نمایید. وقتی که مدارک شما تکمیل و بدون نقص باشد، شما دارای امتیاز بیشتری نسبت به رقبای شرکت کننده در مناقصات خود میتوانید دریافت نمایید.

شما با دارا بودن یک تیم موفق امور مناقصات و یا امور قراردادها، موفق به اخذ پروژه های ارائه شده در مناقصات میشوید. پرونده اسناد مناقصات، حتما باید تهیه و تکمیل گردد و اینکه تکمیل این اسناد آنقدر مهم میباشد که واقعا ارزش وقت گذاشتن را دارد.

مزایای مناقصه

مناقصه دارای مزایای زیادی میباشد، از مزایای مناقصه میتوانیم موارد زیر را نام ببریم:

شفافیت و انصاف

روند مناقصه شفاف میباشد و کار آن کمک به جلوگیری از فساد و تبعیض است.

رقابت سالم

از عواملی که باعث افزایش کیفیت و کاهش هزینه ها میگردد، رقابت بین تامین کنندگان میباشد.

دسترسی به بهترین گزینه ها

شرکتها بهترین گزینه را ازبین تمام پیشنهادات میتوانند قبول کنند.

مدیریت ریسک

سازمانها برای کاهش ریسکهای مرتبط با تامین کالا و خدمات باید پیشنهادات را دقیق ارزیابی کنند.

گواهینامه های مورد نیاز برای شرکت در مناقصات

سوال بیشتر متقاضیان اخذ ایزو برای مناقصات ، گواهینامه های مورد نیاز برای شرکت در مناقصات است. توصیه ای که میتوانیم به مدیران و شرکتها بکنیم، این است که با تمام قدرت و توان در عرصه مناقصات شرکت کنند. گواهینامه های مهم را دریافت نمایند تا به مشکلی مواجه نگردند.

سازمانها و شرکتها بستگی به نوع فعالیت شرکت خود، گواهینامه مورد نیاز را برای شرکت در مناقصات باید دریافت کنند. در واقع یکی از متداولترین گواهینامه های مورد نیاز برای شرکت در مناقصات، دریافت انواع گواهینامه ایزو است.

گواهینامه های عمومی ایزو

در واقع یکی از مهم ترین گواهینامه های عمومی ایزو برای مناقصات، گواهینامه ایزو 9001 (سیستم مدیریت کیفیت) است. افراد بیشتر برای شرکت در مناقصات، صادرات، تبلیغات، چشم و هم چشمی و شرکت در مناقصات گواهینامه های ایزو را اخذ می نمایند. یکی از راه های تشخیص اینکه سیستم مدیریتی قوی و مدونی در سازمان پیاده سازی میگردد، دارا بودن و ارائه گواهینامه ایزو 9001 میباشد.

گواهینامه عمومی و مهم دیگر برای شرکت در مناقصات، گواهینامه ایزو 14001 (سیستم مدیریت زیست محیطی) و گواهینامه ایزو 45001 (سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی) میباشد. زمان برگزاری مناقصات، بیشتر کارفرمایان این گواهینامه ها را بعنوان مدرک لازم در لیست مدارک مورد نیاز لحاظ میکنند.

گواهینامه های تخصصی ایزو

در اصل دریافت گواهینامه های تخصصی ایزو نیز برای مناقصات از مدارک ضروری و لازم محسوب میگردد. یکی از گواهینامه ها برای اخذ ایزو برای مناقصات گواهینامه ایزو 22000 (سیستم مدیریت کیفیت در صنایع غذایی) میباشد.

یکی از گواهینامه تخصصی ایزو برای اخذ ایزو برای مناقصات ، گواهینامه ایزو 29001 ISO (سیستم مدیریت کیفیت-نفت،گاز و پتروشیمی) است. گواهینامه تخصصی ایزو دیگر برای شرکت در مناقصات، گواهینامه ایزو 13485 (سیستم مدیریت کیفیت ویژه تجهیزات پزشکی و …) است.

صدور گواهینامه های ایزو

در واقع صدور گواهینامه های ایزو مهم میباشد. گواهینامه ایزو به 2 صورت، صادر میشود. گواهینامه ایزوی IAF و گواهینامه ایزو غیر IAF هستند. در اصطلاح لغت CB را به مراجع صدور گواهینامه ایزو میگویند. مرجعی به نام AB کار اعتبار دهی مرجع صادر کننده را بر عهده دارد.

 زمانی به گواهینامه ایزو صدوری بین المللی میگویند که مرکز اعتبار دهنده عضو انجمن بین المللی باشد، یا اصطلاحا عضو IAF باشد. توصیه ما این است که سازمان متقاضی شرکت در مناقصات مدارک مورد نیاز را برای حضور در مناقصات آماده نماید و به دنبال اخذ گواهینامه های مورد نظر باشد.

بعضی وقتها سازمانها بدنبال دریافت فوری گواهینامه میباشند و زمان کافی برای آماده کردن مدارک ندارند. گروه مشاوره سپاهان HSE برای اخذ ایزو برای مناقصات میتواند به شما کمک نماید. برای کسب اطلاعات بیشتر با تلفن: 03133245512 و شماره تلگرام: 09191371079 تماس حاصل بفرمایید تا این مشکل را برایتان حل نماید. یکسری مراجع هستند که مدرک فوری صادر میکنند.

چون این مراجع لزومی برای اجرای دستور العلمها و قوانین سازمان استاندارد جهانی ندارند، این مراجع داخلی هستند و عضو موسسات اعتبار دهنده، عضو انجمن بین المللی اعتبار دهندگان یا IAF نمیباشند. به این نکته توجه بفرمایید که دریافت گواهینامه از مراجع بین المللی و داخلی بسیار به درخواست کارفرمایان بستگی دارد و برای حضور در مناقصات حتما باید بر اساس دستور العمل رفتار شود.

گواهینامه HSE

در واقع اخذ گواهینامه HSE یکی از گواهینامه های مورد نیاز برای شرکت در مناقصات (گواهینامه HSE ، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت محیط کار) میباشد. موسسات و شرکتهای پیمانکاری بدنبال دریافت این گواهینامه میباشند. باید بدانید که گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری کاملا با گواهینامه HSE متفاوت میباشد و این دو گواهینامه یکی نیستند. در حالیکه بسیاری از کاربران به اشتباه این دو گواهینامه را یکی میدانند.

گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری

در واقع گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری (تاریخ نگارش مقاله: آبانماه 1403) یکی دیگر از گواهینامه های مهم برای شرکت در مناقصات، است. بیشتر شرکتها و سازمانهای دولتی این گواهینامه را در لیست مدارک مورد نیاز خود برای شرکت در مناقصات دارند. مرجعی که گواهینامه ISO را صادر میکند گواهینامه HSE را نیز صادر میکند.

ولی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی (اداره کار)، مرجع صدور گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری میباشد. بعضی از افراد به اشتباه عامیانه به گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاران، گواهینامه HSE اداره کار نیز میگویند. شما برای دریافت گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری، باید یکی از این دو گواهینامه را دریافت کنید.

در حالیکه شرکتهای فنی و مهندسی ابتدا باید گواهینامه رتبه پیمانکاری (صلاحیت پیمانکاری) که پیش نیاز گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری میباشد را اخذ نمایند. سازمان برنامه و بودجه کشور (ساجات) این گواهینامه را صادر میکند. گواهینامه رتبه پیمانکاری دارای 5 رتبه میباشد. اخذ رتبه 1 برای سازمان امتیاز بیشتری نسبت به اخذ رتبه 5 که کمترین امتیاز است، را دارد.

گواهینامه تایید صلاحیت شرکتهای خدماتی

یکی دیگر از گواهینامه های مورد نیاز برای شرکت در مناقصات، گواهینامه تایید صلاحیت شرکتهای خدماتی است. زمینه فعالیت شرکتها و سازمانهای خدماتی شامل: فضای سبز، امور آشپزخانه و رستوران، خدمات عمومی حمل و نقل، تجهیزات اداری، چاپ و تکثیر، تعمیر و نگهداری است.

شما در مرحله اول باید از وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی (اداره کار)، گواهینامه تایید صلاحیت شرکتهای خدماتی را اخذ نمایید. در مرحله بعد بدنبال اخذ گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری باشید.

گواهینامه رتبه انفورماتیک

یکی دیگر از گواهینامه های مورد نیاز برای شرکت در مناقصات، گواهینامه رتبه انفورماتیک است. گواهینامه هایی مانند رتبه انفورماتیک مخصوص شرکتهای کامپیوتری و IT و ITC است. در گذشته شورای عالی انفورماتیک مسئول صدور گواهینامه رتبه انفورماتیک بود. ولی امروزه سازمان برنامه و بودجه کشور مرجع صدور گواهینامه انفورماتیک میباشد.

رتبه انفورماتیک از رتبه 7 تا رتبه 1 را شامل میشود. اگر شما بعنوان یک شرکت یا یک سازمان برای اولین بار قصد دارید برای سازمان خود رتبه اخذ نمایید، بیشتر از رتبه 4 را اجازه درخواست ندارید. اگر شما بدنبال اخذ رتبه بهتری مثلا رتبه 3 الی 1 هستید حتما باید به این نکته دقت نمایید.

سازمان مورد نظر زمانی میتواند رتبه های بالاتر و بهتری را دریافت کند که شرکت به جز سابقه کاری متناسب با قوانین، قراردادهای مالی با مبلغ کلان داشته باشد. نکته مهم اینجاست که برای رتبه 3 الی 1 حتما باید از زمان اخذ رتبه قبلی که اخذ نمودید، یکسال گذشته باشد.

رتبه 7 برای امتیاز اخذ شده تا 49، رتبه 6 برای امتیاز 50 الی 149، رتبه 5 برای امتیاز 150 الی 499 و رتبه 4 و الی آخر برای امتیازهای کسب شده 500 الی 1999 میباشد. مناقصات روند و فرآیندی هستند که هر سازمان رزومه و کارنامه کاری شرکتها را محک میزند. دلیل اصلی محک زدن شرکتها این میباشد که کارفرمایان علاوه بر مسائل مالی، بتوانند تصمیم درستی در مورد واگذاری پروژه ها به شرکتها بگیرند.

شما باید بدانید که موفقیت در مناقصات و از دور خارج کردن رقیبان، دارای قوانین و قواعد خاصی میباشد. آماده سازی تمام مدارک مورد نیاز و گواهینامه های لازم برای حضور در مناقصات در واقع یکی از اصول مهم برای شرکت در مناقصات است.

گواهینامه ایمنی اداره کار

یکی دیگر از گواهینامه های لازم برای شرکت در مناقصات، گواهینامه ایمنی اداره کار میباشد. برای ورود به مناقصات، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی بر اساس مصوبه هیئت وزیران دولت، دریافت گواهینامه ایمنی اداره کار را برای تمام کارفرمایان و پیمانکاران الزامی نموده است.

بالا بردن سطح ایمنی محیط کار، حفظ و صیانت از سلامت نیروهای انسانی و پرسنل و کارگران سازمان، از اهداف تعیین گواهینامه ایمنی اداره کار است. در ضمن وقتی سطح کیفیت کار افزایش پیدا میکند که شرکت تمام قوانین و دستور العملهای ایمنی را در شرکت خود پیاده سازی کند.

از عوامل افزایش سطح ارتقا، پیشرفت کارها و افزایش سود آوری پروژه ها میتوانیم به مواردی مانند عوامل خطر ساز و حادثه آفرین توسط عوامل اجرایی و کاهش حوادث ناشی از کار اشاره کنیم. مجری و ناظر اخذ گواهینامه صلاحیت ایمنی اداره کار برای مناقصات، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی یا سازمان اداره کار میباشد.

برای اصطلاح گواهینامه ایمنی اداره کار از اصطلاحاتی مانند گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاران، گواهینامه HSE اداره کار، گواهینامه صلاحیت HSE نیز استفاده میشود. گواهینامه صلاحیت پیمانکاری (گرید، رتبه) و گواهینامه تایید صلاحیت پیمانکاری (صلاحیت شرکتهای خدماتی،مجوز اداره کار) از پیش نیازهای اخذ گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری میباشند.

وظایف مسئول مناقصات

در واقع وظایف مسئول مناقصات برای مسئولیتها و فعالیتهایی است که برای آماده کردن و ارسال پیشنهادات به مناقصات مختلف طراحی میشود. مسئول مناقصات در قسمتهای تامین کالا و خدمات یا مدیریت پروژه ها فعالیت می نماید. وظایف مسئول مناقصات شامل موارد زیر است:

تحقیق و شناسایی مناقصات

جستجوی مناقصات مرتبط: منابع مختلف مثل وبسایتهای مناقصات، نشریات و پایگاه های داده برای شناسایی مناقصات مناسب بررسی میشود.

تحلیل فرصتها: فرصتهای مناقصه برای اینکه آیا این شرکت قابلیت شرکت در مناقصات را دارد یا نه را ارزیابی میکند. سامانه دولتی برای ورود به مناقصات سامانه ستاد میباشد. آدرس سامانه تدارکات الکترونیکی دولت به نشانی https://setadiran.ir/setad/cms میباشد.

بررسی الزمات و شرایط مناقصات

مطالعه دقیق آگهی: شرایط الزامات و مشخصات فنی مناقصه را بررسی میکند.

شناسایی ریسکها: ریسکهای احتمالی و چالشهای مرتبط با مناقصه را شناسایی می نماید.

آماده سازی مستندات مناقصات

تهیه پروپوزال فنی و مالی: تدوین پیشنهادات مالی و فنی بر اساس نیازهای مشخصی در آگهی مناقصات انجام میگیرد.

جمع آوری مدارک و مستندات: آماده سازی و جمع آوری مدارک لازم مثل سوابق کاری، گواهینامه ها و مستندات مالی باید انجام گیرد.

همکاری مدیر مناقصات با تیمهای داخلی

همکاری با کارشناسان فنی: همکاری با تیمهای فنی برای تهیه مستندات و پیشنهادات فنی صورت میگیرد.

مشاوره با مدیریت: با مدیریت در مورد استراتژی های پیشنهادی و تصیمیم گیری های کلیدی مشاوره میشود.

ارسال پیشنهاد مناقصه

رعایت مهلت ها: از ارسال پیشنهادات قبل از مهلت تعیین شده اطمینان حاصل نمایید.

تحویل مستندات: پیشنهادات بصورت صحیح و در فرمتهای مشخص شده ارسال میگردد.

حضور در مصاحبه ها و جلسات مناقصات

شرکت در جلسه توجیهی: در جلسات توجیهی و پرسش و پاسخ جهت کسب اطلاعات بیشتر درباره پروژه حضور داشته باشند.

آمادگی جهت مصاحبه: برای پاسخ به سوالات و توضیح جزئیات پیشنهاد در صورت درخواست آمادگی داشته باشید.

ارتباط و پیگیری با مسئولین مناقصات

پیگیری وضعیت پیشنهاد: وضعیت پیشنهاد ارسال شده و دریافت بازخورد از مسئولین مناقصات پیگیری میشود.

مدیریت ارتباطات: ارتباط موثر با مسئولین مناقصات برای حل مشکلات و پاسخ به سوالات برقرار شود.

تحلیل نتایج و یادگیری مناقصات

بررسی نتایج مناقصات: نتایج مناقصات باید تحلیل شود و عواملی که باعث موفقیت یا عدم موفقیت میگردد را بررسی نماید.

رعایت قوانین و مقررات مناقصات

آگاهی از قوانین: از رعایت قوانین و مقررات مرتبط به مناقصات و تامین کالا و خدمات اطمینان حاصل نماید.

رعایت اصول اخلاقی: شفافیت و اصول اخلاقی در تمامی مراحل فرآیند مناقصات حفظ شود.

مدارک لازم برای ورود به مناقصات

حتما مدارک لازم برای ورود به مناقصات را کامل و بدون نقص تکمیل کنید. در مناقصات رزومه کاری سازمانها بررسی و تحلیل میشود. در نتیجه پیمانکاران و متقاضیان برای شرکت در مناقصات حتما باید توجه داشته باشند که کلیه مدارک مورد نیاز را آماده نمایند.

گواهینامه های ایزو ISO ، گواهینامه IMS ، گواهینامه HSE ، گواهینامه تایید صلاحیت ایمنی پیمانکاری ، گواهینامه صلاحیت پیمانکاری (رتبه یا گرید پیمانکاری) ، گواهینامه تایید صلاحیت پیمانکاری (گواهی صلاحیت شرکت های خدماتی ، مجوز اداره کار) ، گواهینامه رتبه انفورماتیک ، رتبه مشاوره ، HSE-PLAN از مدارک مورد نیاز برای اخذ ایزو برای مناقصات میباشد.

مراجع صدور گواهینامه های ISO برای مناقصات

اصطلاح CB برای مراجع صدور گواهینامه های ایزو ISO برای مناقصات مورد استفاده قرار میگیرد. در اصل CB های صدور ایزو زیر نظر موسسات اعتبار دهنده ای به اسم AB اعتبار دهی میگردد. ما زمانی میگوییم گواهینامه ایزو ISO صدوری دارای سطح اعتبار بالا و بین المللی است که AB اعتبار دهنده عضو انجمن بین المللی اعتبار دهندگان به اسم IAF باشد.

اما زمانی گواهینامه بین المللی محسوب نمیشود و خصوصی (غیر دولتی) است که AB اعتبار دهنده عضو انجمن IAF نباشد. در واقع بیشتر کارفرمایان مناقصه گذار کاری به مرجع صدور گواهینامه های ایزو ندارند. در نتیجه بیشتر پیمانکاران بخاطر اخذ فوری و ارزان از مراجع خصوصی بدنبال دریافت گواهینامه هستند.

مرکز مشاوره سپاهان با تخصص و تجربه خود در زمینه اخذ ایزو برای مناقصات ، به شرکتها کمک می نماید تا این مراحل را بدرستی طی نمایند و اخذ ایزو برای مناقصات را با سرعت و با کمترین هزینه ممکن دریافت کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان، میتوانید با تلفن: 03133245512 و شماره همراه: 09191371079 تماس حاصل بفرمایید.